Suatu usaha pasti memerlukan hubungan dengan pihak lain. Hubungan dengan pihak lain dalam suatu usaha dilakukan dengan cara langsung dan melalui surat. Surat mempakan produk yang paling banyak diproduksi oleh kantor. Surat yang digunakan untuk kegiatan usaha dinamakan surat niaga. Surat niaga dimulai dengan pembukaan yang tepat dan menarik, kemudian diikuti pengutaraan masalah secara jelas, dengan tetap memberikan sikap ramah, sopan, dan simpatik.
Berikut ini pengertian surat menurut beberapa ahli.
1. Menurut Prof. Dr. Prajudi Atmosudiro, surat adalah helal kertas yang ditulis (atau diketik) atas nama pribadi penulis, atau atas nama kedudukannya dalam organisasi yang ditunjukkan pada suatu alamat tertentu dan memuat suatu bahan komunikasi.
2. Menumt J. Wajong, surat adalah suatu pernyataan atau ucapan tertulis terhadap satu atau beberapa orang yang tidak hadir.
3. Menumt Ateng Sjahfrudin, S.H., surat adalah tidak lain dari pembicaraan, secara tertulis dengan seseorang yang ada di tempat lain.
4. Menurut A.S. Fauji, surat adalah alat untuk menyampaikan suatu berita, menyampaikan sesuatu perasaan, menanyakan sesuatu hal, atau meminta barang kepada orang lain.
Surat dalam suatu usaha merupakan alat komunikasi yang bersifat formal. Dalam hal ini, surat sebagai alat komunikasi dan informasi, di dalam hal ini surat mempunyai fungsi sebagai duta atau wakil organisasi, alat bukti tertulis, pedoman atau instruksi, dan alat pengingat.
Dalam dunia usaha terdapat berbagai macam surat. berikut ini jenis-jenis surat niaga yang biasa digunakan dalam suatu usaha.
1. Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan penawaran merupakan surat niaga yang isinya meminta informasi lebih rinci atau selengkap-lengkapnya mengenai suatu produk atau jasa yang ditawarkan kepadanya atau informasi yang diperolehnya dari sumber lain, dalam hal ini meminta informasi tentang produk dan spesifikasinya, harga, syarat, dan cara pembayaran, pengiriman, potongan harga, jenis layanan purna jual, dan sebagalnya. Selaln itu, informasi lain yang diminta calon pembeli, antara lain daftar harga, brosur/prospektus, leaflet, buklet, atau katalog.
2. Surat Penawaran
Surat penawaran, merupakan surat niaga yang maksud dan tujuannya untuk menawarkan suatu produk. Surat penawaran dibedakan atas dua macam, yaitu surat penawaran atas dasar permintaan penawaran dan surat penawaran atas inisiatif penjual sendiri. Surat penawaran disebut juga surat jual, oleh karena itu surat penawaran memiliki kedudukan yang lemah di mata penerima surat.
Fungsi surat penawaran, antara lain:
Berikut ini pengertian surat menurut beberapa ahli.
1. Menurut Prof. Dr. Prajudi Atmosudiro, surat adalah helal kertas yang ditulis (atau diketik) atas nama pribadi penulis, atau atas nama kedudukannya dalam organisasi yang ditunjukkan pada suatu alamat tertentu dan memuat suatu bahan komunikasi.
2. Menumt J. Wajong, surat adalah suatu pernyataan atau ucapan tertulis terhadap satu atau beberapa orang yang tidak hadir.
3. Menumt Ateng Sjahfrudin, S.H., surat adalah tidak lain dari pembicaraan, secara tertulis dengan seseorang yang ada di tempat lain.
4. Menurut A.S. Fauji, surat adalah alat untuk menyampaikan suatu berita, menyampaikan sesuatu perasaan, menanyakan sesuatu hal, atau meminta barang kepada orang lain.
Surat dalam suatu usaha merupakan alat komunikasi yang bersifat formal. Dalam hal ini, surat sebagai alat komunikasi dan informasi, di dalam hal ini surat mempunyai fungsi sebagai duta atau wakil organisasi, alat bukti tertulis, pedoman atau instruksi, dan alat pengingat.
Dalam dunia usaha terdapat berbagai macam surat. berikut ini jenis-jenis surat niaga yang biasa digunakan dalam suatu usaha.
1. Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan penawaran merupakan surat niaga yang isinya meminta informasi lebih rinci atau selengkap-lengkapnya mengenai suatu produk atau jasa yang ditawarkan kepadanya atau informasi yang diperolehnya dari sumber lain, dalam hal ini meminta informasi tentang produk dan spesifikasinya, harga, syarat, dan cara pembayaran, pengiriman, potongan harga, jenis layanan purna jual, dan sebagalnya. Selaln itu, informasi lain yang diminta calon pembeli, antara lain daftar harga, brosur/prospektus, leaflet, buklet, atau katalog.
2. Surat Penawaran
Surat penawaran, merupakan surat niaga yang maksud dan tujuannya untuk menawarkan suatu produk. Surat penawaran dibedakan atas dua macam, yaitu surat penawaran atas dasar permintaan penawaran dan surat penawaran atas inisiatif penjual sendiri. Surat penawaran disebut juga surat jual, oleh karena itu surat penawaran memiliki kedudukan yang lemah di mata penerima surat.
Fungsi surat penawaran, antara lain:
a. meningkatkan pemasaran,
b. memperkenalkan suatu produk atau jasa, dan
c. membina hubungan baik dengan perusahaan lainnya.
3. Surat Pesanan
Surat pesanan adalah surat niaga yang merupakan jenis surat yang dikirimkan pembeli kepada penjual Untuk membeli barang-barang yang diperlukan. Pesanan dilakukan setelah pembeli mengetahui produk yang akan dibeli. Informasi produk itu bisa diperoleh dari surat penawaran, petugas pemasaran (wiraniaga), iklan media cetak, display, atau pameran. Silahkan lihat Pengertian Pameran, Jenis, Susunan dan Manfaatnya.
4. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
Setelah penjual menerima surat pemesanan barang, selanjutnya penjual memberi kabar pesanan tersebut dapat terpenuhi maupun tidak. Balasan dari penjual dinamakan surat penerimaan pemesanan, yang pengirimannya disertai dengan surat pemberitahuan pengiriman barang.
Fungsi surat pemberitahuan pengiriman barang, antara lain:
a. untuk meyakinkan pembeli bahwa pesanan sudah dilayani dengan baik;
b. sebagai pedoman untuk pengiriman barang;
c. sebagai alat untuk mengecek apakah barang yang dikirim telah sesuai dengan barang yang dipesan;
d. sebagai alat penagih bila pembeli lupa atau tidak mau membayar.
Surat pemberitahuan pengiriman barang berisi tentang nama dan jenis barang yang dikirim; jumlah barang; harga barang; kualitas barang; cara pengangkutan barang; cara pengepakan; keterangan-keterangan lain yang dilampirkan.
5. Surat Pengaduan
Surat pengaduan adalah surat yang dibuat oleh pembeli kepada penjual dengan maksud memberitahukan bahwa barang yang dikirim tidak sesuai dengan barang yang dipesan.
Surat pengaduan yang diterima penjual harus memenuhi syarat:
a. memiliki alasan yang kuat dan bukti yang sah;
b. bersifat adil dan benar;
c. harus sopan dan hormat untuk menjaga relasi.
6. Surat Penglrlman Pembayaran
Setelah pembeli menerima barang, maka ia harus segera memenuhi kewajibannya membayar barang, kemudian mengirimkan surat pengiriman pembayaran. Surat pengiriman pembayaran berisi tentang hal-hal sebagai berikut.
1) Jumlah barang yang diterima,
2) cara pembayaran,
3) harga yang seharusnya (harga faktur),
4) besamya pembayaran,
5) waktu pembayaran,
6) bukti pembayaran.
b. memperkenalkan suatu produk atau jasa, dan
c. membina hubungan baik dengan perusahaan lainnya.
3. Surat Pesanan
Surat pesanan adalah surat niaga yang merupakan jenis surat yang dikirimkan pembeli kepada penjual Untuk membeli barang-barang yang diperlukan. Pesanan dilakukan setelah pembeli mengetahui produk yang akan dibeli. Informasi produk itu bisa diperoleh dari surat penawaran, petugas pemasaran (wiraniaga), iklan media cetak, display, atau pameran. Silahkan lihat Pengertian Pameran, Jenis, Susunan dan Manfaatnya.
4. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
Setelah penjual menerima surat pemesanan barang, selanjutnya penjual memberi kabar pesanan tersebut dapat terpenuhi maupun tidak. Balasan dari penjual dinamakan surat penerimaan pemesanan, yang pengirimannya disertai dengan surat pemberitahuan pengiriman barang.
Fungsi surat pemberitahuan pengiriman barang, antara lain:
a. untuk meyakinkan pembeli bahwa pesanan sudah dilayani dengan baik;
b. sebagai pedoman untuk pengiriman barang;
c. sebagai alat untuk mengecek apakah barang yang dikirim telah sesuai dengan barang yang dipesan;
d. sebagai alat penagih bila pembeli lupa atau tidak mau membayar.
Surat pemberitahuan pengiriman barang berisi tentang nama dan jenis barang yang dikirim; jumlah barang; harga barang; kualitas barang; cara pengangkutan barang; cara pengepakan; keterangan-keterangan lain yang dilampirkan.
5. Surat Pengaduan
Surat pengaduan adalah surat yang dibuat oleh pembeli kepada penjual dengan maksud memberitahukan bahwa barang yang dikirim tidak sesuai dengan barang yang dipesan.
Surat pengaduan yang diterima penjual harus memenuhi syarat:
a. memiliki alasan yang kuat dan bukti yang sah;
b. bersifat adil dan benar;
c. harus sopan dan hormat untuk menjaga relasi.
6. Surat Penglrlman Pembayaran
Setelah pembeli menerima barang, maka ia harus segera memenuhi kewajibannya membayar barang, kemudian mengirimkan surat pengiriman pembayaran. Surat pengiriman pembayaran berisi tentang hal-hal sebagai berikut.
1) Jumlah barang yang diterima,
2) cara pembayaran,
3) harga yang seharusnya (harga faktur),
4) besamya pembayaran,
5) waktu pembayaran,
6) bukti pembayaran.
