Surat dinas adalah surat yang dibuat dengan tujuan untuk memberikan suatu informasi tentang hal-hal yang sifatnya dinas yang biasanya dibuat oleh pejabat, lembaga, instansi pemerintah ataupun swasta serta organisasi resmi. Maka dari itu surat dinas ini bisa disebut juga dengan surat resmi sehingga dalam membuatnya pun harus menggunakan bahasa yang baku.
Mengapa surat dinas ini penting? Karena surat ini sangat diperlukain kaitannya dengan pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Nah, untuk Anda yang saat ini sedang belajar tentang cara membuat surat dinas, kali ini kami akan berbagi pengetahuan mengenai fungsi surat dinas, unsur-unsur surat dinas, syarat penulisan surat dinas serta contoh surat dinas. Lebih lengkapnya adalah sebagai berikut:
a. Surat dinas menjadi wakil dari penulis untuk berkomunikasi dengan lawan bicara yang dituju
b. Surat dinas adakalanya menjadi pedoman dalam bekerja, seperti surat instruksi atau surat keputusan
c. Surat dinas bisa dijadikan sebagai bukti sejarah, karena bisa menunjukkan perubahan atau perkembangan suatu instansi
d. Surat dinas bisa dijadikan sebagai alat pengingat karena surat dinas akan diarsipkan dan sesekali waktu jika diperlukan bisa dilihat kembali
e. Surat dinas bisa dijadikan sebagai bukti yang tertulis, terutama surat perjanjian
a. Memiliki format tertentu
b. Memiliki kop atau kepala surat sesuai dengan lembagai yang bersangkutan
c. Mencantumkan nomor, lampiran serta perihal
d. Menggunakan pembuka dan penutup yang baku
e. Bahasa yang digunakan adalah bahasa yang resmi
f. Diserta stempel atau cap lembaga yang bersangkutan
a. Selain menggunakan bahasa resmi, surat dinas harus jelas dan padat serta tidak bertele-tele
b. Isinya tidak terlalu panjang, karena langsung menyinggung tujuan dikirimkannya surat
c. Surat dinas memiliki tempat yang teratur sehingga tampak memiliki format serta bentuk yang menarik
Mengapa surat dinas ini penting? Karena surat ini sangat diperlukain kaitannya dengan pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Nah, untuk Anda yang saat ini sedang belajar tentang cara membuat surat dinas, kali ini kami akan berbagi pengetahuan mengenai fungsi surat dinas, unsur-unsur surat dinas, syarat penulisan surat dinas serta contoh surat dinas. Lebih lengkapnya adalah sebagai berikut:
Fungsi Surat Dinas
Oke, kita langsung ke pembahasan yang pertama mengenai fungsi surat dinas. Jadi, selain sangat penting dalam hal pengelolaan administrasi, surat dinas memiliki fungsi lain sebagai berikut:a. Surat dinas menjadi wakil dari penulis untuk berkomunikasi dengan lawan bicara yang dituju
b. Surat dinas adakalanya menjadi pedoman dalam bekerja, seperti surat instruksi atau surat keputusan
c. Surat dinas bisa dijadikan sebagai bukti sejarah, karena bisa menunjukkan perubahan atau perkembangan suatu instansi
d. Surat dinas bisa dijadikan sebagai alat pengingat karena surat dinas akan diarsipkan dan sesekali waktu jika diperlukan bisa dilihat kembali
e. Surat dinas bisa dijadikan sebagai bukti yang tertulis, terutama surat perjanjian
Unsur-Unsur Surat Dinas
Sebagai alat komunikasi tertulis, tentu surat dinas memiliki unsur-unsur yang harus ada di dalamnya. Adapun unsur-unsur surat dinas adalah sebagai berikut:a. Memiliki format tertentu
b. Memiliki kop atau kepala surat sesuai dengan lembagai yang bersangkutan
c. Mencantumkan nomor, lampiran serta perihal
d. Menggunakan pembuka dan penutup yang baku
e. Bahasa yang digunakan adalah bahasa yang resmi
f. Diserta stempel atau cap lembaga yang bersangkutan
Syarat Penulisan Surat Dinas
Karena surat dinas memiliki unsur-unsur yang sudah kami sebutkan di atas, otomatis surat dinas memiliki syarat-syarat penulisan sebagai berikut:a. Selain menggunakan bahasa resmi, surat dinas harus jelas dan padat serta tidak bertele-tele
b. Isinya tidak terlalu panjang, karena langsung menyinggung tujuan dikirimkannya surat
c. Surat dinas memiliki tempat yang teratur sehingga tampak memiliki format serta bentuk yang menarik
Kumpulan Contoh Surat Dinas
Nah agar lebih paham soal surat dinas, saatnya sekarang beralih langsung ke contoh surat dinas, seperti berikut ini:a. Contoh Surat Dinas Sekolah untuk Mengundang Wali Murid
KOP Surat Lengkap
Nomor : (Sebutkan nomor surat) Jakarta, 3 september 2016
Lampiran : (Sebutkan apa saja yang dilampirkan)
Perihal : Undangan Wali Murid
Kepada Yth. Orang Tua / Wali Murid
(Sebutkan nama sekolah)
Di
Tempat
Assalamu’alaikum wr. Wb
Dengan hormat,
Dalam rangka memperingati hari ulang tahun (sebutkan nama sekolah), kami selaku pengurus OSIS (atau pihak sekolah langsung) akan melakukan acara (sebutkan acaranya). Sehubungan dengan itu, kami berharap agar para orang tua / wali murid untuk memberikan sumbangan (atau harapan yang lain, sebutkan), oleh karenanya kami berharap kehadirannya pada:
Hari/tanggal :.................
Tempat :.................
Acara :................
Mengingat pentingnya acara ini, dimohon untuk hadir tepat waktu.
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas partisipasi dan kehadirannya kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum wr.wb
Mengetahui,
Kepala Sekolah Ketua OSIS
(......................) (......................)
NIP.
b. Contoh Surat Dinas OSIS: Undangan pada Anggota untuk Ikut Rapat
KOP Surat Lengkap
Nomor :...................
Lampiran :....................
Hal :Undangan Rapat OSIS
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya acara (sebutkan acaranya sekaligus nama sekolah), maka kami bermaksud untuk mengundang saudara/i pada:
Hari/tanggal :..................
Waktu :..................
Tempat :..................
Acara :..................
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian serta partisipasinya kami ucapkan terima kasih.
Jakarta, 3 September 2016
Ketua OSIS Sekretaris
(..................) (...................)
Nah, itulah ulasan singkat kami mengenai fungsi surat dinas, unsur-unsur surat dinas, syarat penulisan surat dinas serta contoh surat dinas, semoga apa yang kami bagikan ini bisa menambah pengetahuan Anda. Semoga bermanfaat.
Jakarta, 3 September 2016
Ketua OSIS Sekretaris
(..................) (...................)
Mengetahui,
Pembina OSIS
(.......................)
c. Contoh Surat Dinas: Undangan Rapat Perusahaan
KOP surat lengkap
Nomor :.....................................
Lampiran :.....................................
Perihal : Undangan Rapat Perusahaan
Yth.
(Sebutkan siapa yang dituju)
Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan hendak diadakannya (sampaikan acara yang hendak dilangsungkan), kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat yang akan kami laksanakan pada:
Hari/tanggal :........................................
Waktu :........................................
Tempat :........................................
Demikian surat ini kami sampaikan, besar harapan kami untuk Bapak/Ibu bisa menghadiri rapat yang akan kami selenggarakan ini.
Atas perhatian dan kedatangan Bapak/Ibu kami sampaikan terima kasih.
Jakarta, 3 September 2016Hormat kami,(.........................)(Direktur)
d. Contoh Surat Dinas: Undangan Rapat RT
KOP Surat Lengkap
Nomor :..............................
Lampiran :..............................
Perihal : Undangan Rapat
Yth. Bapak/Ibu Rt.........
Di
Tempat
Assalamu’alaikum wr. Wb
Segala puji bagi Allah yang selalu melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga kita selalu berada dalam keadaan sehat wal afiat.
Sehubungan dengan hendak diadakannya (sebutkan nama acara yang hendak dilaksanakan), kami bermaksud untuk mengundang Bapak/Ibu selaku warga ft...../rw...... untuk hadir dalam rapat yang insya allah akan dilaksanakan pada:
Hari/tanggal :...............................
Waktu :...............................
Tempat :...............................
Demikian surat ini kami sampaikan. Demi terlaksananya acara (sebutkan nama acara yang hendak dilaksanakn), kami berharap agar Bapak/Ibu bisa menghadiri undangan kami tepat waktu. Atas perhatian serta partisipasinya kami sampaikan terima kasih.
Wassalamu’alaikum wr.wb
Hormat kami,
Ketua Rt....... Sekretaris
(....................) (.........................)
e. Contoh Surat Dinas Resmi
KOP Surat lengkap
Nomor :....................... Jakarta, 3 September 2017
Lampiran :.......................
Hal :.......................
Kepada Yth.
Kepala Dinas Pendidikan Kab/Kota.............
Menindaklanjuti Surat Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan Nasional Nomor:..................... tanggal ........................ perihal ......................... dengan ini kami mengundang Saudara/i untuk menghadiri kegiatan ............................... yang akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal :.......................................
Waktu :.......................................
Tempat pelaksanaan :.......................................
Acara :.......................................
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian serta kerja samanya, kami sampaikan terima kasih.
A.n Kepala ....................Sekretaris,(....................................)NIP.
Tembusan:
1. ................
2. ................
3. ................
Nah, itulah ulasan singkat kami mengenai fungsi surat dinas, unsur-unsur surat dinas, syarat penulisan surat dinas serta contoh surat dinas, semoga apa yang kami bagikan ini bisa menambah pengetahuan Anda. Semoga bermanfaat.
